Gestione degli appuntamenti
Gli operatori dispongono di un backoffice per gestire gli appuntamenti prenotati dai cittadini.
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Il sistema di prenotazione appuntamenti permette di prendere un appuntamento per attivare un servizio allo sportello dell’ente o per completare una procedura avviata on line e che richiede una interazione con un operatore per essere completata.
L’accesso al sistema non prevede di norma l’obbligatorietà di Spid e CIE: per brevità, è sufficiente che l’utente inserisca i propri dati personali all’interno del modulo di prenotazione, scegliendo poi il servizio, la sede e l’orario.
Il sistema è facile da usare con il pc o con lo smartphone in modo da inviare la richiesta on line in tutta semplicità per poi ricevere conferma dell’appuntamento per email. L’ente può anche ricevere richieste di appuntamento telefoniche e prendere appuntamenti inserendo i dati di prenotazione a sistema per conto dell’utente.
Per gestire gli appuntamenti, l'operatore accede alla piattaforma e seleziona la pagina "Calendari".
Nella sezione "Calendari" trovi un elenco con tutti i calendari creati all'interno della piattaforma.
I calendari a cui è stato abilitato hanno la funzione di modifica attiva.
Puoi ricercare un calendario tramite la funzione di ricerca in alto a destra.
Per accedere agli appuntamenti di un calendario, clicca sul suo nome a sinistra.
Ricordati: puoi gestire solo gli appuntamenti dei calendari a cui sei stati abilitato.
Se non hai ricevuto i permessi, la funzione di accesso al calendario non sarà attiva
Nella sezione "Calendario", trovi tutti gli appuntamenti presi per il calendario.
Puoi visualizzare gli appuntamenti:
sotto forma di griglia, visualizzandoli per mese, settimana o giorno;
sotto forma di lista, tramite la funzione "Agenda".
Nella sezione "Appuntamenti", visualizzi gli appuntamenti presi sul calendario vengono visualizzati sotto forma di elenco
Puoi cercare un appuntamento specifico tramite funzione di ricerca (1) e scaricare i dati degli appuntamenti in elenco in formato .csv, .excel o .pdf (2).
Puoi salvare gli appuntamenti creati sul calendario tramite l'opzione "Esporta .ics".
La funzione ti permette di scaricare gli appuntamenti e di salvarli su un calendario esterno.
Nella visualizzazione a griglia, l'operatore visualizza:
in blu gli appuntamenti confermati (1);
in rosso gli appuntamenti non avvenuti (2);
in grigio gli appuntamenti svolti (3).
Sempre sulla griglia, gli slot disponibili sono indicati in azzurro, mentre i giorni con disponibilità passata sono indicati in grigio. I giorni bianchi sono quelli per cui non è possibile prenotare un appuntamento.
Disponi di una legenda che ti aiuta a riconoscere il significato dei vari colori, raggiungibile dalla voce "Legenda stato appuntamenti".
Facendo clic su uno degli appuntamenti puoi vedere i dati relativi l’appuntamento, inseriti dal cittadino in fase di compilazione.
Durante la visualizzazione dell'appuntamento, puoi:
indicare l'appuntamento come "Avvenuto" (1), che prenderà il colore grigio;
indicare l'appuntamento come "Non avvenuto" (2), che prenderà il colore rosso;
annullare l'appuntamento (3).
Per spostare un appuntamento, puoi:
modificare la data e lo slot orario dalla visualizzazione dell'appuntamento;
nella sezione "Calendario", trascinare l'appuntamento tramite drag and drop. Sarà comunque necessario indicare il nuovo slot orario.
In entrambi i casi puoi, puoi inserire un messaggio personale al cittadino.
Dopo aver modificato l'orario e aver inserito un messaggio personale, clicca su "Salva" in basso a destra.
Nella visualizzazione dei dati dell'appuntamento, clicca su "Annulla" per annullare l'appuntamento.
In caso di annullamento, puoi inserire un messaggio personale al cittadino.
Durante la visualizzazione dell'appuntamento, puoi modificare i dati inseriti dal cittadino in fase di compilazione.
Dopo le modifiche, clicca su "Salva" in basso a destra.
Si tratta di una funzione di supporto, non richiedibile dal cittadino ma attivabile all'occorrenza dall'operatore
Durante la modifica dell'appuntamento puoi inserire un link ad un sistema di videconferenza nel campo "Link videoconferenza".
Il link verrà comunicato al cittadino tramite notifica automatica.
All'interno del calendario, puoi creare un appuntamento per i cittadini e inserire gli appuntamenti presi telefonicamente.
Clicca sul giorno in cui vuoi creare l'appuntamento (1) e poi sullo slot orario (2).
Si aprirà la schermata di anteprima dell'appuntamento, dove devi inserire obbligatoriamente:
nome e cognome del richiedente (1);
motivo e dettagli dell'appuntamento (2);
indirizzo mail (3).
Una volta inseriti i dati dell'appuntamento clicca su "Crea" in basso a destra. L'appuntamento che hai creato sarà visibile nel calendario.
