Configurare un calendario

Gli operatori possono modificare le configurazioni dei calendari a cui sono stati abilitati.

Configurare un calendario

Per configurare un calendario, clicca sull'opzione "Modifica" a destra.

Ricordati: puoi modificare solamente i calendari per cui hai ricevuto i permessi.

Se non li hai ricevuti, la funzione di modifica non sarà attiva.

Mentre configuri il calendario puoi modificare:

• il titolo del calendario;

È consigliabile che il nome del calendario sia identico o quantomeno simile a quello dell'ufficio a cui viene associato, così che sia facilmente riconoscibile.

Ad esempio, non è consigliabile chiamare un calendario "Prenotazione appuntamento"

• il proprietario e la mail di contatto;

Di default, il proprietario è l'amministratore di Area personale che ha creato il calendario. Puoi usare il campo per indicare l'utenza usata dal responsabile dell'ufficio a cui è stato associato il calendario. Il proprietario non ha più permessi o funzioni rispetto agli altri utenti, si tratta solamente di un dato informativo.

Nella mail di contatto, invece, puoi inserire un eventuale indirizzo comune in uso al tuo ufficio. A questo indirizzo, infatti, arriveranno le notifiche di apertura e modifica di un appuntamento.

• il luogo dell'appuntamento;

Nel campo del luogo devi inserire l'indirizzo a cui dovrà presentarsi il cittadino per l'appuntamento.

L'indirizzo viene indicato al cittadino sia in fase di compilazione sia nella notifica di riepilogo successiva all'invio della richiesta.

Dato che si tratta di un campo testuale, puoi usarlo per aggiungere delle informazioni utili al cittadino, ad esempio il piano corretto della palazzina in cui si trova l'ufficio.

• gli operatori abilitati al calendario: in ogni calendario trovi una lista con tutti gli operatori della piattaforma. Per abilitarne uno alla gestione degli appuntamenti e alla configurazione del calendario, clicca sulla checkbox alla sinistra del nome;

• disponibilità e preavviso di una prenotazione: puoi da quando (1) e per quanto tempo (2) l'utente vedrà il calendario prenotabile. Puoi anche indicare con quanto giorni di anticipo è possibile disdire l'appuntamento (3);

Nell'esempio riportato, il cittadino visualizza gli appuntamenti che sono disponibili a partire dalla prossima settimana ("una settimana prima") per i trenta giorni successivi (punto 2).

Potrà disdire l'appuntamento che ha preso fino a tre giorni prima dalla data indicata (punto 3). Il giorno prima riceverà comunque una notifica di promemoria dell'appuntamento.

• la durata della bozza, in minuti. Superati i minuti indicati, la bozza viene automaticamente cancellata e lo slot torna ad essere libero;

"Estensione massima della bozza (in giorni)" è una funzione utilizzabile nel caso in cui la prenotazione di un appuntamento preveda un pagamento di conferma. La bozza rimane in sospeso fino a pagamento avvenuto; superato il periodo in giorni, lo slot torna libero.

Configurare gli orari di apertura

Nella configurazione del calendario, hai a disposizione una sezione dedicata agli orari di apertura.

Per aggiungere un nuovo orario, clicca su "Aggiungi orario di apertura" in basso a sinistra.

Durante la configurazione dell'orario di apertura, devi indicare:

• il nome (1);

• la data di inizio e fine (2);

la data di fine non può andare oltre l'anno corrente

• gli orari di apertura e chiusura (3);

• i giorni della settimana (4);

• l'eventuale presenza di meeting paralleli (5). Se ne prevedi solo uno, indica "1";

• la durata dei meeting (6), in minuti;

• l'eventuale intervallo tra un meeting e l'altro (7), in minuti.

Con questa funzione puoi programmare in anticipo eventuali orari estivi ridotti e festività, così come periodi particolari di maggiore affluenza degli appuntamenti.

Eliminare un orario di apertura

Puoi cancellare un orario di apertura cliccado sull'opzione "Elimina apertura"

Ricordati: non puoi cancellare un orario di apertura se ci sono degli appuntamenti creati.

In questo caso puoi:

• spostare gli appuntamenti in un altro orario;

• cancellare gli appuntamenti di quell'orario;

• aspettare che venga superata la data di fine.

Configurare i giorni di chiusura

La piattaforma ti permette di configurare dei giorni o dei periodo per cui non verranno messi a disposizione degli slot liberi.

La funzione ti permette di gestire in anticipo giorni o periodi di chiusura come festività nazionali, feste patronali o semplicemente periodi in cui l'ufficio non prevede di gestire degli appuntamenti.

Aggiungere un nuovo periodo di chiusura

Per aggiungere un nuovo periodo di chiusura, clicca su "Aggiungi periodo di chiusura".

Indica da quando e fino a quando ha durata il periodo di chiusura. Puoi inserire manualmente data e orario, oppure usare il selettore a forma di calendario; in questo modo, si aprirà una finestra in cui selezionare il giorno e l' ora.

Gli amministratori di Area personale possono configurare dei periodi di chiusura comuni a tutti i calendari.

Questi vengono indicati in una sezione chiamata "Periodi di chiusura dell'Ente"

Eliminare un periodo di chiusura

Per eliminare un periodo di chiusura, clicca su "Elimina chiusura"

Limitare il numero di appuntamenti

Durante la configurazione del calendario puoi attivare la funzione di limitazione degli appuntamenti cliccando sul checkbox.

Una volta attivato, devi indicare:

• il numero massimo di appuntamenti prenotabili per il periodo (1);

• il periodo (2).

Nella configurazione riportata nell'immagine, i cittadini che prenotano per questo calendario possono richiedere due appuntamenti al mese. Superato il limite massimo, il cittadino viene bloccato

Confermare le modifiche

Una volta modificato il calendario, clicca sull'opzione "Salva" in basso a sinistra.