Quando il redattore gestisce i contenuti all'interno del sito web, deve tener conto di una serie di linee guida di pubblicazione.
Prima di creare un contenuto, bisogna aver chiaro chi sono gli utenti a cui ci stiamo rivolgendo. Nella maggior parte dei casi si tratterà di persone con capacità basilari di navigazione dei contenuti.
Quando crea un contenuto, il redattore cerca sempre di rispondere alle domande chiave: chi, cosa, dove, come e quando.
L’obiettivo è creare dei contenuti che permettano l’utente di:
trovare rapidamente quello che cerca, tramite una strutturazione chiara del sito web;
orientarsi tra i contenuti proposti;
capire cosa fare in relazione ai loro obiettivi.
Il redattore usa uno stile semplice, breve e conciso. Evita frasi e paragrafi troppo lunghi, così come termini burocratici, gergali o tecnici.
È consigliabile utilizzare un elenco puntato per rendere più leggibile il testo; anche i punti dovranno essere sintetici, coerenti e correttamente allineati.
La lettera iniziale del punto elenco è sempre minuscola e la frase si deve concludere con punt e virgola; solo l'ultima frase in elenco si conclude con punto fermo.
È sempre bene evitare sotto-elenchi puntati: il redattore piuttosto crea un nuovo elenco puntato.
È possibile usare elenchi numerato quando si devono guidare le persone attraverso un processo. In questi casi non è necessaria una frase introduttiva ma bisogna:
assicurarsi di mettere il punto fermo alla fine di ogni frase;
scrivere frasi brevi, semplici e chiare;
segnalare con dei link eventuali documenti necessari.
Il redattore evita perifrasi e parole arcaiche (es. “ad uopo”, “nelle more di”).
In generale, va evitato l’uso di parole che finiscono in “-zione” o “-mento”: sono parole derivate da verbi che rendono più difficile il testo. Il redattore usa piuttosto i verbi in forma attiva o comunque forme verbali che aiutino a rendere il testo più chiaro possibile.
Per servizi o progetti, il redattore predilige diciture descrittive, di immediata comprensione.
Meglio evitare di usare termini troppo tecnici; dove possibile, è meglio utilizzare sinonimi o comunque spiegare il significato dei termini. È consigliabile utilizzare strumenti come Google Trends per confrontare l'uso di parole diverse e scegliere quelle più utilizzate dalle persone.
In generale, i cittadini fanno sui siti della Pubblica Amministrazione cose molto diverse tra loro: ricevono informazioni, pagano, leggono norme, prenotano servizi, ottengono certificati, ecc. Usa il tono di voce più appropriato a ciascuna circostanza.
Il redattore evita l’uso di simboli come “&” o “%”: rendono il testo di difficile comprensione e conseguentemente il contenuto meno accessibile. Dove possibile, scrivili in lettere (es. “la popolazione è aumentata del 3 percento”).
E’ comunque possibile l’uso del simbolo di percentuale, ma solamente nel caso di contenuti matematici, statistici o scientifici, oppure nel caso in cui vengano riportate delle tabelle.
Nei casi in cui sia necessario usare dei numeri, generalmente il redattore li scrive in lettere.
Le cifre possono comunque essere usate:
quando indicano un dato preciso (contenuti matematici, scientifici, statistici o prezzi);
per le date (es. 11 marzo 2024). Ricorda che i giorni della settimana e i mesi vanno scritti con la minuscola;
per gli indirizzi (es. “Via delle Botteghe Oscure 4”).
Nel caso documenti tecnici, il numero può essere scritto in cifre e seguito dal simbolo dell’unità di misura (es. “una distanza di 3km”). In tutti gli altri contesti, il redattore scrive in lettere sia il numero sia l’unità di misura scritti.
I numeri che precedono “mille”, “mila”, milione” e “miliardo” si scrivono in cifre quando hanno valore indicativo (es. “4 milioni e 325 mila persone hanno votato al referendum”).
Nei casi in cui sia necessario indicare degli orari, scrivili in lettere quando il contesto è discorsivo (es. “Le quattro e mezzo”). Quando invece vuoi indicare un orario preciso, usa le cifre, separando ore, minuti e secondi da due punti, senza spazi (es. “23:50”).
Bisogna evitare l’uso di numeri romani, salvo per riferimenti puntuali alle leggi (es. “Titolo V della Costituzione”) o nel caso sia necessario indicare secoli.
Il linguaggio deve essere inclusivo e accessibile: il redattore si assicura che i contenuti siano fruibili a tutti (es. “valutazioni” invece di “feedback”). È preferibile, quando possibile, termini in italiano. Quando non è possibile o nel caso di termini stranieri di uso comune, è necessario utilizzare il corsivo.
È comunque possibile utilizzare parole straniere, soprattutto quando sono di uso comune; se utilizzate, non vanno declinate in italiano (es. “l’amministrazione ha comprato dieci tablet” invece di “l’amministrazione ha comprato dieci tablets”).
Il redattore considera sempre se sia necessario tradurre un testo in altre lingue, soprattutto per contenuti importanti (es. richiesta di permesso di soggiorno). Per questi contenuti è opportuno prevedere almeno una versione in inglese, tenendo conto di:
verificare la correttezza e l’accuratezza della traduzione, soprattutto se si usano traduttori automatici;
specificare che si tratta di una traduzione automatica;
assicurarsi che il testo sia comprensibile;
tradurre tag e metadati.
Bisogna assicurarsi che i contenuti siano fruibili a tutti: dove necessario, il redattore declina sempre i termini al femminile (es. sindaca, ministra...) ed evita forme di generalizzazione legate ad origine, etnia, religione e cultura.
In generale va sempre utilizzato un linguaggio inclusivo e orientato alle persone, a prescindere da genere, orientamento sessuale, nazionalità, origine, religione o caratteristiche psichiche o fisiche.
Gli acronimi non aiutano la comprensione del testo e vanno evitati. Nei caso di acronimi diffusi o di facile comprensione, bisogna ricordarsi che:
le sigle vanno usate dopo aver scritto il nome completo per esteso del contenuto di riferimento;
di regola, solo la prima lettera è maiuscola (es. “Mipaaf” per Ministero delle politiche agricole). Uniche eccezioni sono: PA (Pubblica Amministrazione), UE (Unione Europea) e IVA (Imposta a Valore Aggiunto).
Il redattore usa sempre l’iniziale maiuscola per indicare cariche istituzionali (es. sindaco, giudice, assessore, ministro), salvo alcune eccezioni (es. Presidente della Repubblica; Presidente del Consiglio dei ministri).
Nel caso di nomi di ministeri e di altre strutture istituzionali, solo la prima iniziale è maiuscola (es. Ministero della difesa; Dipartimento della protezione civile).
Il redattore evita di inserire troppi riferimenti normativi. Nel caso in cui sia necessario citare una legge:
cerca di spiegarne sinteticamente il contenuto, così da rendere più semplice la comprensione del contenuto;
utilizza le note per indicare il nome preciso della norma. In ogni nota, scrivi un breve estratto del testo e il nome della norma per esteso;
evita ogni linguaggio tecnico (es. “ART. 20 comma 2 e 3 della legge n. 247/2012”);
aggiungi sempre il link alla norma di riferimento.
Quando è necessario citare diverse norme, ricorre ad un elenco, precisando per ogni norma:
il nome preciso della norma di riferimento;
un link alla norma completa (se disponibile).
Il redattore utilizza i link per rimandare il cittadino ad altri contenuti per eventuali approfondimenti. Nel caso in cui il redattore ne faccia uso, bisogna:
assicurarsi che sia chiara la destinazione e lo scopo del collegamento;
inserire collegamenti a contenuti che abbiano un'effettiva pertinenza e utilità;
aprire il link nella stessa scheda, salvo alcune eccezioni (una nuova finestra cifrata o un link ad un altro sito).
Quando il redattore scrive un indirizzo mail, lo inserisce come link attivo (es. mario.rossi@comune.it).
È sempre bene proporre un numero di telefono, oltre ad altri canali di contatto previsti dall'Ente. Il numero di telefono deve avere il prefisso internazionale e le cifre devono essere raggruppate e separate da spazi, così da renderle più leggibili. Anche i numeri di telefono devono essere inseriti come link attivi.